> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.jadenet.id/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Budget Management

> Buat budget tahunan dengan breakdown bulanan opsional, jalankan approval, dan monitor actual otomatis.

## Tujuan

Budget Management memisahkan planning dari accounting ledger. Setiap versi memiliki satu annual amount terkontrol per account. Pilih **Annual** untuk rencana sederhana atau **Monthly Breakdown** untuk membagi rencana ke fiscal month. Actual selalu berasal dari posted journal dan planning tidak mengubah ledger.

## Sebelum mulai

* Pastikan office, fiscal year, dan fiscal period sudah dibuat.
* Pastikan base currency office benar; semua nilai budget memakai currency tersebut.
* Periksa chart of accounts. Aktifkan **Exclude from Budget** pada detail account yang tidak perlu dianggarkan.
* Tentukan preparer dan approver. User yang submit tidak dapat approve versi yang sama.

## Membuat budget

<Steps>
  <Step title="Buka Budget Master">Buka **Accounting and Finance > Budget Management > Budget Master**, lalu buat budget.</Step>
  <Step title="Pilih scope">Pilih office terlebih dahulu, kemudian fiscal year milik office tersebut.</Step>
  <Step title="Tentukan versi">Isi budget code dan description. Pilih Original, Revised, atau Forecast serta revision number.</Step>
  <Step title="Pilih basis dan frequency">Gunakan **Period Activity** untuk movement debit/credit atau **Ending Balance** untuk target saldo. Pilih **Annual** atau **Monthly Breakdown**. Budget Annual berstatus Draft dapat dikonversi kemudian tanpa menghapus account line.</Step>
  <Step title="Generate line">Simpan header lalu pilih **Generate/Refresh Lines**. Sistem menambah account line yang belum ada dan, untuk monthly budget, satu allocation per fiscal month. Nilai lama tidak ditimpa.</Step>
  <Step title="Isi amount">Untuk Annual, isi amount pada account line. Untuk Monthly Breakdown, buka account line lalu isi bagian **Monthly Breakdown**; annual amount read-only dan dihitung otomatis.</Step>
  <Step title="Review dan submit">Periksa total lalu pilih **Submit Budget**. Budget Submitted menjadi read-only.</Step>
  <Step title="Approve dan lock">User lain memilih **Approve Budget**. Setelah final review, pilih **Lock Budget**.</Step>
</Steps>

<Note>Saat budget masih Draft, perubahan Annual ke Monthly Breakdown otomatis membuat allocation untuk setiap fiscal month dan mempertahankan annual total. Period Activity dibagi rata dengan sisa pembulatan pada bulan terakhir; Ending Balance membawa annual target ke setiap bulan. Review hasil phasing sebelum submit. Perubahan kembali ke Annual mempertahankan roll-up dan menghapus monthly allocation. Comparison basis tetap tidak dapat diubah setelah line dibuat.</Note>

### Aturan annual roll-up

| Comparison basis | Nilai bulanan            | Annual amount                          |
| ---------------- | ------------------------ | -------------------------------------- |
| Period Activity  | Budget movement bulanan  | Jumlah seluruh allocation fiscal month |
| Ending Balance   | Target saldo akhir bulan | Target fiscal month terakhir           |

Aturan Ending Balance mencegah penjumlahan saldo point-in-time yang keliru.

## Revisi

Gunakan **Create Revision** dari budget Approved atau Locked. JADE-ELS menyalin frequency, account line, monthly allocation, amount, dan notes ke Revised Draft berikutnya. Versi sumber tetap tidak berubah untuk audit.

## Report Actual vs Budget

Actual otomatis di-refresh saat Budget Detail tersimpan, **Actual vs Budget**, **Monthly Performance**, atau **Budget Dashboard** dibuka. Hanya posted journal sampai hari ini yang dihitung; future period tetap nol. **Refresh Actuals** tetap tersedia untuk refresh eksplisit dan audit timestamp.

Gunakan **Actual vs Budget** untuk analisis account tahunan. Budget Monthly Breakdown juga mengaktifkan **Monthly Performance** yang menampilkan budget, actual, variance, utilization, attention, dan unbudgeted per fiscal month. Report cetak **Annual Actual vs Budget Statement** tetap tersedia.

Actual dicocokkan melalui:

```text theme={null}
Annual: Office + Account + Fiscal Year
Monthly: Office + Account + Fiscal Period date range
```

Tidak ada relasi one-to-one antara budget line dan accounting-period balance. Karena itu Original, Revised, dan Forecast dapat dibandingkan dengan actual yang sama tanpa mengubah ledger.

## Budget Dashboard

Pilih **Budget Dashboard** dari budget tersimpan. KPI dashboard menampilkan annual budget dan actual, variance, utilization, executive summary, performance per account group, serta 15 exception utama. Dashboard selalu refresh actual terlebih dahulu. Field **Actuals Refreshed On** menunjukkan waktu snapshot monitoring terakhir.

## Konvensi variance

| Measure                         | Arti                                                                     |
| ------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------ |
| Variance                        | Actual dikurangi Budget                                                  |
| Favorable variance—revenue      | Actual dikurangi Budget                                                  |
| Favorable variance—expense/COGS | Budget dikurangi Actual                                                  |
| Unbudgeted                      | Ada actual sementara budget bernilai nol                                 |
| Warning                         | Utilization expense minimal 90% tetapi belum melebihi budget             |
| Unfavorable                     | Actual lebih buruk daripada budget berdasarkan natural direction account |

## Kontrol

* Setup dan line hanya dapat diedit/dihapus saat Draft.
* Office dan fiscal year harus sesuai.
* Hanya satu account line aktif per budget dan account.
* Hanya satu monthly allocation per account line dan fiscal period.
* Monthly budget harus memiliki seluruh fiscal month sebelum submit.
* Hanya satu versi aktif per fiscal year, basis, scenario, dan revision.
* Generator hanya menggunakan detail account yang tidak di-**Exclude from Budget**.
* Minimal satu line non-zero diperlukan sebelum submit.
* Submitter tidak dapat approve budget yang sama.
* Perubahan setelah approval dilakukan melalui revision baru.

## Masalah umum

| Masalah                             | Penyelesaian                                                              |
| ----------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| Fiscal year tidak tersedia          | Pilih office dahulu dan periksa setup fiscal year                         |
| Account baru tidak muncul           | Pastikan detail account dan tidak excluded, lalu refresh lines saat Draft |
| Annual amount tidak dapat diedit    | Budget memakai Monthly Breakdown; edit nilai pada bagian tersebut         |
| Monthly Performance tidak tersedia  | Pilih Monthly Breakdown sebelum generate line                             |
| Actual terlihat lama                | Buka kembali budget/monitoring atau pilih **Refresh Actuals**             |
| Sign actual dan budget tidak sesuai | Periksa comparison basis serta account group/natural balance              |
| Approval diblokir                   | Minta authorized user lain melakukan approval                             |
| Perlu perubahan setelah approval    | Gunakan **Create Revision** dan submit versi Draft baru                   |

## Panduan terkait

* [Accounting and Finance](/id/modules/accounting)
* [Fiscal and period management](/id/admin/period-management)
* [Approvals and posting](/id/workflow/approvals-and-posting)
* [Cash Flow Management](/id/modules/cash-flow-management)