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# Expense Management

> 運用前渡金の申請、承認、支払、精算、完了を管理します。

## 目的

Job、Consolidation、Non-job の Advance Voucher と、その Approval、Payment Voucher、Settlement Voucher、Actual Expense、Return/Reimbursement、Outstanding Balance を管理します。

## 前提条件

* Expense Management 権限がある。
* Employee/Department、Office、Job/Activity、Currency/Rate、Charge/Account が利用できる。
* Purpose、Estimate、Required Date、Beneficiary、Evidence、Approver、Policy を確認済みである。
* 過去の Overdue Advance を確認済みである。

## ワークフロー

1. 正しい種類の Advance Voucher を **Draft** で作成します。
2. Detail、Approver、Evidence を入力します。
3. **Ask For Approval** を実行し、**Approved** を得るか **Need to Revise/Rejected** に対応します。
4. **P/V for Advance Voucher** を作成し、Payment Voucher を承認・Posting すると AV は **Paid** になります。
5. Settlement Voucher を作成し Actual Expense/Evidence を入力します。
6. Settlement を Ask For Approval し、Approved 後に Posting します。
7. 差額があれば Return または追加支払を処理します。
8. AV が **Settled**、Outstanding がゼロであることを確認します。

```mermaid placement="top-right" theme={null}
flowchart LR
    A([AV: Draft]) --> B[Detail と Approver 入力]
    B --> C[Ask For Approval]
    C --> D{AV Approved?}
    D -- No --> E[Revise / Reject]
    E --> B
    D -- Yes --> F[P/V for Advance Voucher 作成]
    F --> G[Payment Voucher Approval]
    G --> H[Payment Posting]
    H --> I[AV: Paid]
    I --> J[Settlement Voucher 作成]
    J --> K[Actual Expense / Evidence 入力]
    K --> L[Ask For Approval]
    L --> M{SV Approved?}
    M -- No --> K
    M -- Yes --> N[Settlement Posting]
    N --> O([AV: Settled])
```

## 手順

<Steps>
  <Step title="Advance Type を選択">業務目的に応じ Job、Consolidation、Non-job を選択します。</Step>
  <Step title="Request を入力">Office、Responsible Person/Department、Job/Activity、Purpose、Date、Beneficiary、Currency/Rate、Amount、Charge を入力します。</Step>
  <Step title="Evidence と Approver を追加">Estimate/Instruction を添付し正しい Approver を設定します。</Step>
  <Step title="Ask For Approval">Classification、Amount、Currency、Beneficiary、Job、Budget/Policy を確認して提出します。</Step>
  <Step title="Advance を支払">AV Approved 後に **Cashier Management > P/V for Advance Voucher** を作成し、Approval と Posting を完了します。</Step>
  <Step title="Settlement を作成">同じ Job/Consolidated/Non-job View で元 AV を Link します。</Step>
  <Step title="Actual Expense を入力">Date、Charge/Account、Amount、Currency/Rate、Tax、Receipt、Support を入力します。</Step>
  <Step title="Settlement を承認・Posting">Approval、Difference Handling、Posting を完了し Outstanding ゼロを確認します。</Step>
</Steps>

## スクリーンショット

<Note>匿名化された現行 Advance/Settlement Screenshot はまだありません。</Note>

推奨：AV Detail、Approver/Status、P/V Link、Settlement Detail、Evidence、Outstanding Balance。

## 結果

Purpose、Approver、Payment、Settlement、Evidence、Status を追跡でき、最終残高がゼロの Advance になります。

## 承認

AV Approval では Purpose、Classification、Responsible Party、Amount、Currency、Timing、Evidence、Policy/Budget、過去 Outstanding を確認します。Settlement Approval では AV Link、Receipt、Charge/Account/Tax、Actual Amount、Difference を確認します。

## 会計への影響

Draft は影響しません。Posted Payment は Employee/Operational Advance を増加し Cash/Bank を減少させます。Posted Settlement は Advance を Expense/Job Cost/Tax に振り替えます。Return/Reimbursement は Cash/Bank と残高を調整します。

## よくあるエラー

| エラー                     | 対応                                                     |
| ----------------------- | ------------------------------------------------------ |
| AV Type 誤り              | Payment 前に取消・修正                                        |
| Approver 不足/誤り          | Ask For Approval 前に Matrix に従って設定                      |
| P/V に AV が出ない           | Approved、Office、Currency、Beneficiary、Open Balance を確認  |
| Settlement が AV に未 Link | 元 AV と同じ View Type を選択                                 |
| Outstanding がゼロでない      | Cumulative Settlement、Return、Reimbursement、Posting を確認 |

## 関連機能

* [承認と Posting](/ja/workflow/approvals-and-posting)
* [Cashier Management](/ja/modules/cash-and-bank)
* [Accounting and Finance](/ja/modules/accounting)
* [貨物ライフサイクル](/ja/workflow/shipment-lifecycle)
* [トラブルシューティング](/ja/support/troubleshooting)