Tujuan
Budget Management memisahkan planning dari accounting ledger. Setiap versi memiliki satu annual amount terkontrol per account. Pilih Annual untuk rencana sederhana atau Monthly Breakdown untuk membagi rencana ke fiscal month. Actual selalu berasal dari posted journal dan planning tidak mengubah ledger.Sebelum mulai
- Pastikan office, fiscal year, dan fiscal period sudah dibuat.
- Pastikan base currency office benar; semua nilai budget memakai currency tersebut.
- Periksa chart of accounts. Aktifkan Exclude from Budget pada detail account yang tidak perlu dianggarkan.
- Tentukan preparer dan approver. User yang submit tidak dapat approve versi yang sama.
Membuat budget
1
Buka Budget Master
Buka Accounting and Finance > Budget Management > Budget Master, lalu buat budget.
2
Pilih scope
Pilih office terlebih dahulu, kemudian fiscal year milik office tersebut.
3
Tentukan versi
Isi budget code dan description. Pilih Original, Revised, atau Forecast serta revision number.
4
Pilih basis dan frequency
Gunakan Period Activity untuk movement debit/credit atau Ending Balance untuk target saldo. Pilih Annual atau Monthly Breakdown. Budget Annual berstatus Draft dapat dikonversi kemudian tanpa menghapus account line.
5
Generate line
Simpan header lalu pilih Generate/Refresh Lines. Sistem menambah account line yang belum ada dan, untuk monthly budget, satu allocation per fiscal month. Nilai lama tidak ditimpa.
6
Isi amount
Untuk Annual, isi amount pada account line. Untuk Monthly Breakdown, buka account line lalu isi bagian Monthly Breakdown; annual amount read-only dan dihitung otomatis.
7
Review dan submit
Periksa total lalu pilih Submit Budget. Budget Submitted menjadi read-only.
8
Approve dan lock
User lain memilih Approve Budget. Setelah final review, pilih Lock Budget.
Saat budget masih Draft, perubahan Annual ke Monthly Breakdown otomatis membuat allocation untuk setiap fiscal month dan mempertahankan annual total. Period Activity dibagi rata dengan sisa pembulatan pada bulan terakhir; Ending Balance membawa annual target ke setiap bulan. Review hasil phasing sebelum submit. Perubahan kembali ke Annual mempertahankan roll-up dan menghapus monthly allocation. Comparison basis tetap tidak dapat diubah setelah line dibuat.
Aturan annual roll-up
Aturan Ending Balance mencegah penjumlahan saldo point-in-time yang keliru.
Revisi
Gunakan Create Revision dari budget Approved atau Locked. JADE-ELS menyalin frequency, account line, monthly allocation, amount, dan notes ke Revised Draft berikutnya. Versi sumber tetap tidak berubah untuk audit.Report Actual vs Budget
Actual otomatis di-refresh saat Budget Detail tersimpan, Actual vs Budget, Monthly Performance, atau Budget Dashboard dibuka. Hanya posted journal sampai hari ini yang dihitung; future period tetap nol. Refresh Actuals tetap tersedia untuk refresh eksplisit dan audit timestamp. Gunakan Actual vs Budget untuk analisis account tahunan. Budget Monthly Breakdown juga mengaktifkan Monthly Performance yang menampilkan budget, actual, variance, utilization, attention, dan unbudgeted per fiscal month. Report cetak Annual Actual vs Budget Statement tetap tersedia. Actual dicocokkan melalui:Budget Dashboard
Pilih Budget Dashboard dari budget tersimpan. KPI dashboard menampilkan annual budget dan actual, variance, utilization, executive summary, performance per account group, serta 15 exception utama. Dashboard selalu refresh actual terlebih dahulu. Field Actuals Refreshed On menunjukkan waktu snapshot monitoring terakhir.Konvensi variance
Kontrol
- Setup dan line hanya dapat diedit/dihapus saat Draft.
- Office dan fiscal year harus sesuai.
- Hanya satu account line aktif per budget dan account.
- Hanya satu monthly allocation per account line dan fiscal period.
- Monthly budget harus memiliki seluruh fiscal month sebelum submit.
- Hanya satu versi aktif per fiscal year, basis, scenario, dan revision.
- Generator hanya menggunakan detail account yang tidak di-Exclude from Budget.
- Minimal satu line non-zero diperlukan sebelum submit.
- Submitter tidak dapat approve budget yang sama.
- Perubahan setelah approval dilakukan melalui revision baru.