目的
Job、Consolidation、Non-job の Advance Voucher と、その Approval、Payment Voucher、Settlement Voucher、Actual Expense、Return/Reimbursement、Outstanding Balance を管理します。前提条件
- Expense Management 権限がある。
- Employee/Department、Office、Job/Activity、Currency/Rate、Charge/Account が利用できる。
- Purpose、Estimate、Required Date、Beneficiary、Evidence、Approver、Policy を確認済みである。
- 過去の Overdue Advance を確認済みである。
ワークフロー
- 正しい種類の Advance Voucher を Draft で作成します。
- Detail、Approver、Evidence を入力します。
- Ask For Approval を実行し、Approved を得るか Need to Revise/Rejected に対応します。
- P/V for Advance Voucher を作成し、Payment Voucher を承認・Posting すると AV は Paid になります。
- Settlement Voucher を作成し Actual Expense/Evidence を入力します。
- Settlement を Ask For Approval し、Approved 後に Posting します。
- 差額があれば Return または追加支払を処理します。
- AV が Settled、Outstanding がゼロであることを確認します。
手順
1
Advance Type を選択
業務目的に応じ Job、Consolidation、Non-job を選択します。
2
Request を入力
Office、Responsible Person/Department、Job/Activity、Purpose、Date、Beneficiary、Currency/Rate、Amount、Charge を入力します。
3
Evidence と Approver を追加
Estimate/Instruction を添付し正しい Approver を設定します。
4
Ask For Approval
Classification、Amount、Currency、Beneficiary、Job、Budget/Policy を確認して提出します。
5
Advance を支払
AV Approved 後に Cashier Management > P/V for Advance Voucher を作成し、Approval と Posting を完了します。
6
Settlement を作成
同じ Job/Consolidated/Non-job View で元 AV を Link します。
7
Actual Expense を入力
Date、Charge/Account、Amount、Currency/Rate、Tax、Receipt、Support を入力します。
8
Settlement を承認・Posting
Approval、Difference Handling、Posting を完了し Outstanding ゼロを確認します。
スクリーンショット
匿名化された現行 Advance/Settlement Screenshot はまだありません。